Es muy probable que su bandeja de entrada haya sido inundada con notificaciones de actualización de Políticas de Privacidad. También habrá visto el término “GDPR” con frecuencia. Si tiene un sitio web, esperamos que también se haya informado de que esto es algo que necesita conocer.
Personalmente, me pregunto si se trata de una medida de seguridad virtual, muy parecida al molesto escáner corporal del aeropuerto que me obliga a desvestirme prácticamente hasta quedar en ropa interior y levantar las manos por encima de la cabeza como si fuera un rehén. Me pregunto si estas medidas son más para aparentar seguridad que para prevenir realmente… Pero esa es otra historia para otro momento.
Mientras tanto, quiero compartir con ustedes un resumen de algunos artículos que he encontrado y que explican este nuevo estándar mucho mejor de lo que yo podría hacerlo.
Esto es lo que está sucediendo.
Así lo explica la estratega digital Michelle Martello, fundadora de Minima Design, en su reciente publicación (¡vale la pena leerla!!):
Si tiene una empresa con sede en la UE, o tiene clientes o recopila datos de personas en la UE, es posible que ya conozca el GDPR — el Reglamento General de Protección de Datos.
No importa si su empresa tiene sede dentro o fuera de la UE; si procesa datos personales de ciudadanos de la UE, el GDPR le será aplicable a usted y a su empresa. Si se determina que no cumple con esta normativa, podría ser objeto de una importante sanción económica.
Y sí, esto le afecta incluso si está ubicado en EE. UU. y tiene CUALQUIER cliente o lector en la UE.
¿Qué son los datos personales?
Los datos personales son cualquier información que pueda utilizarse para identificar a una persona; esto incluye información habitualmente recopilada como nombres, direcciones IP, datos de ubicación, direcciones físicas y correos electrónicos.
¿Tiene un sitio web? Está recopilando más datos de los que cree.
Cualquier programa de software que rastree o almacene información de usuarios le hace sujeto a esta normativa. Me refiero a todo: desde formularios de contacto, suscripciones opt-in, software de analítica hasta lo que utiliza para procesar pagos, ¡y mucho más!
¿Cómo le afectará esto en relación con su sitio web, boletines y suscripciones?
1. Debe asegurarse de que el consentimiento del usuario se obtenga de acuerdo con los nuevos y estrictos requisitos del GDPR.
2. Los usuarios deben elegir explícitamente dar su consentimiento para recibir información; las casillas premarcadas no implican consentimiento (¡así que no más casillas preseleccionadas al momento del pago!).
3. Debe obtener un consentimiento separado para cada oferta de suscripción única, y SOLO podrá enviar información relacionada con ese tema.
4. Debe indicar claramente cómo utilizará los datos al momento de obtener el consentimiento.
5. Los usuarios deben poder eliminar o modificar su información en cualquier momento.
6. Debe mantener registros detallados para poder demostrar cómo obtuvo el consentimiento del usuario.
7. Ya no podrá agregar personas a su lista de marketing principal cuando se registren para obtener su promoción especial (Sí, esto cambia las reglas del juego).
¿Por dónde empezar?
Si bien esto no constituye asesoramiento legal —y debe consultar con su asesor jurídico de confianza para cubrir todas las bases—, el mejor consejo general de negocios que cualquiera puede dar es el de informarse. A continuación presentamos excelentes recursos que desglosan todo paso a paso, ofrecen enlaces a fuentes directas y le hacen sentir que puede afrontar esta transición con confianza.
AVISO DE PRIVACIDAD Y POLÍTICA DE COOKIES
Utilizando una herramienta recomendada por Minima Design, hemos actualizado la política de privacidad de nuestro sitio para incluir todos los servicios que usamos. Aquí encontrará una herramienta para hacerlo usted mismo; si tiene más servicios que desea agregar, puede actualizar a la versión premium (nosotros necesitamos hacerlo). Aunque el diseño no es de mi total agrado, se actualiza automáticamente y permanecerá preciso y adecuado.
También ofrecen una práctica notificación de cookies que se muestra la primera vez que un usuario visita nuestro sitio, y es fácil de implementar con su complemento.
SEGMENTE Y DEPURE SUS LISTAS
Sí, ha llegado el momento de depurar sus listas. La tendencia general apunta hacia un entorno ideal donde las personas se suscriben a las listas que realmente desean. Personalmente considero que esta es una dirección positiva y que merece tiempo y atención.
Hemos segmentado nuestras listas de correo para identificar a los suscriptores de la UE y les pediremos únicamente a ese segmento que vuelvan a dar su consentimiento para recibir nuestros correos de marketing. Tenga en cuenta que probablemente perderá suscriptores. Sin embargo, no querrá mantener en sus archivos a personas de la UE después del 25 de mayo de 2018 sin contar con un consentimiento de suscripción claro. Martello recomienda una herramienta que utiliza, ConvertKit. “Siempre he tenido doble confirmación de suscripción en mi sitio, pero he utilizado diversas herramientas de generación de prospectos para construir mi lista. Por eso lo estoy solicitando nuevamente. Considérelo una forma de depurar su lista.”
FORMULARIOS DE SUSCRIPCIÓN Y VENTANAS EMERGENTES
Considere mostrar una pantalla especial de consentimiento ÚNICAMENTE a las personas ubicadas en la UE. ConvertKit ofrece esta función, o puede consultar con el desarrollador de su sitio web para obtener recomendaciones. Esta será la tendencia del futuro en cuanto a suscripciones, por lo que vale la pena implementarla ahora. Más información sobre cómo hacerlo aquí: https://convertkit.com/gdpr/
En cualquier lugar donde tenga su formulario de suscripción —ya sea una ventana emergente, el pie de página o la barra lateral del blog— considere agregar un enlace a su política de privacidad, así como la opción de aceptar o rechazar la suscripción. Martello recomienda una excelente herramienta, OptinMonster, que cuenta con una función llamada segmentación por geolocalización. Esta le permite segmentar o excluir a la UE en cada campaña de ventana emergente que cree. Consulte su publicación original para obtener orientación técnica detallada.
Así es como se ve esto ahora en el sitio web de Minima Design:
FORMULARIO DE CONTACTO
Quedaron atrás los tiempos en que se agregaban personas a listas sin su consentimiento. ¡Qué buena noticia! Hemos añadido una casilla de verificación a nuestros formularios de contacto —desmarcada por defecto— para solicitar el consentimiento genuino de ser añadidos a nuestras listas de correo. Utilizamos Contact Form 7 (WordPress) y Gravity Forms para crear estos formularios. Aquí hay un ejemplo de Minima Design, que incluye una casilla de verificación obligatoria en su formulario de contacto solicitando el consentimiento para almacenar los datos enviados.
Hay otros aspectos del GDPR que deberá revisar si recopila datos a través de formularios. Más información aquí: https://docs.gravityforms.com/wordpress-gravity-forms-and-gdpr-compliance/
GOOGLE ANALYTICS
Encontrará un nuevo aviso dentro de Google Analytics solicitándole que acepte el nuevo acuerdo de usuario en su cuenta de Google Analytics. Asegúrese de hacerlo si aún no lo ha hecho. Para confirmarlo, vaya a Google Analytics / Analytics 360: > Administración > Cuenta > Configuración de la cuenta (desplácese hasta el final de la página) y acepte los términos.
¿Qué más puede hacer para prepararse mejor ante los cambios?
1. ¡Infórmese!
Lea las guías sobre la normativa creadas por sus servicios específicos de boletines y software. Aquí encontrará algunos excelentes resúmenes:
https://help.convertkit.com/article/786-gdpr-faq
https://blog.mailchimp.com/gdpr-forms-and-more-tools/
2. Consulte otros excelentes recursos
Artículo de Michelle Martello, fundadora de Minima Design: “La Perspectiva de un Diseñador sobre la Implementación del GDPR en su Sitio Web”
Lista de verificación GDPR gratuita para negocios en línea de Suzanne Dibble
GDPR para emprendedores: lo que necesita saber, por Amy Porterfield
3. No entre en pánico.
Todo va a estar bien. ¡Estamos todos juntos en esto!
Un agradecimiento especial a Michelle Martello por su publicación original sobre el tema. Para leerla, haga clic aquí.